Dejando Atrás a IBM y Software AGE

BANESCO SELECCIONA A DOCUMENTUM DE EMC

Luego de una implantación de la solución en el Manejo Electrónico de Documentos de la Corporación EMC en varias entidades financieras en el mundo, la compañía logró una vez más corroborar su liderazgo en este rubro, ante Banesco, Banco Universal, al implantar la solución denominada Documentum, herramienta que permite acortar los tiempos de atención al cliente así como incorporar servicios innovadores como solicitudes de crédito.

Aunque la solución Documentum no llevará el mismo nombre tal como fue “bautizada”, Banesco, ha creado un nombre propio para la solución y ésta se llamará GELECON – Gestión Electrónica de Contenidos, con esta aplicación, que tendrá una duración estimada de implementación de 5 años, Banesco se convierte en la primera entidad en Venezuela que aplica una solución de gestión de documento bajo la estrategia EMC de Administración del Ciclo de Vida de la Información (ILM por sus siglas en inglés, Information Lifecycle Management).

En palabras de Marino Márquez, vicepresidente de Administración de Banesco, el proceso de selección y definición del alcance del proyecto fue arduo y complejo, pero gratificante. Y no es para menos, se trata de la primera entidad bancaria de Venezuela, con más de 4 millones de clientes.

Según se conoció que para seleccionar dicha solución, especialistas IT, convocaron a empresas de la talla de IBM, SOFTWARE AG y EMC entre otras, saliendo favorecida EMC, Márquez, explicó a Caracas Digital, “Teníamos que buscar a los mejores, que tuvieran experiencia en proyectos de gestión y con presencia en el país, de una selección previa de 8 empresas finalmente nos decidimos por EMC, queríamos lo mejor. La escogencia incluyó desde pruebas de concepto hasta visitas de clientes de los proveedores, quienes nos recomendaron arrancar con un aspecto sencillo para apreciar los cambios y resultados inmediatos”, manifestó el ejecutivo.

Como parte del período de evaluación, se estableció un road map que incluía los procesos más sensibles o los de mayor impacto para la aplicación y la redundancia de beneficios al negocio. Entre agosto de 2005 y diciembre de 2006, se levantó la información y se identificaron los tipos de documentos como insumos. El equipo integrado por Marino Márquez, vicepresidente de Administración; María Luisa Girota, líder del proyecto; Aliseg Guillén, jefa de apoyo a la ingeniería del proyecto, y Danayelli Díaz, líder en calidad de proceso; así como un comité interno, seleccionaron el área de crédito comercial por la cantidad de necesidades que este departamento representa y por la relación costo-beneficio.

Las expectativas son diversas: mejorar el servicio, reducir los costos de impresión, tener mayor control y resguardo del expediente físico del cliente para evitar su deterioro. Un ejemplo lo representan las leyes venezolanas que exigen un mínimo de 10 años de resguardo –para la auditoria- del documento físico. El objetivo final es tener un expediente único por cada cliente, y tener en digital los 500 mayores deudores.

Para ampliar esta información, Caracas Digital conversó con Marino Márquez, estas fueron sus declaraciones:

¿Qué requerimientos tenía la organización financiera antes de adquirir esta solución?

Existían muchas iniciativas de las áreas de negocios, de las redes de agencias, de los comercios, del área administrativa como operaciones, el área de administración la cual yo represento, tener información digitalizada de los clientes, en este caso de crédito comercial los expedientes, porque la manipulación de los documentos físicos tendía al deterioro de los documentos o su extravío por lo que había que estar solicitándolos de nuevo a los clientes y esta demanda de casi todas las áreas de tener la información en electrónico para ser manejada por la Web llevó a la junta directiva a que se planteara una necesidad corporativa, que no fuera manejada por cada unidad sino a nivel corporativo, de ahí se hizo un estudio en profundo con una consultora de cada una de las necesidades de las áreas, de cuáles eran sus expectativas de tener esta información y cuáles eran las necesidades y el manejo electrónico que tenían y a partir de allí se toma la decisión de que se requería de una herramienta de gestión electrónica de contenido.

¿Por qué EMC y no otros como IBM o Software AG?

Salimos al mercado y nos referimos al cuadrante mágico de Gartner y observamos que habían tres grandes proveedores a nivel mundial que ofrecían este tipo de soluciones de gestión electrónica de documentos, en este caso, IBM, Software AG y EMC, hicimos un proceso de evaluación y salió favorecido EMC.

¿Cómo fue el proceso de evaluación?

El Proceso de Evaluación consistía en un estudio de cada proveedor a nivel de cliente, como proveedor, su presencia en el mercado, su situación financiera, se evaluó en este caso el producto que ofrecían, se evaluó técnicamente su integración con nuestro otros legacis, que es algo muy importante, tu no puedes salir a comprar un aplicativo o un software sino validas previamente que se comuniquen, aunque hoy en día hay mucha tecnología que hace que los sistemas se hablen unos con otros pero había que buscar esa integración que fuera fácil, adicionalmente se hizo la evaluación económica cuánto costaba la herramienta, qué necesitábamos para implementarla, porque no es solamente comprar el software, se necesita comprar el hardware, se necesita comprar licencia, mantenimiento.

¿Hicieron visita de campo?

Unos de los últimos aspectos que evaluamos de todos, fue una visita a clientes, preferiblemente clientes que fueran del sector nuestro del sector financiero, cada uno de ellos nos llevaron a clientes de banco en donde tuvimos la oportunidad de compartir con estos clientes sus experiencias, recomendaciones, vivencias de la implementación de cada uno de ellos con cada uno de sus proveedores y en el caso de EMC visitamos el “Hambrobanc” en Chicago y de verdad nos trajimos una excelente percepción de los éxitos que tenia con la implementación de esta herramienta de EMC Documentum.

¿Perspectivas de la solución de EMC dentro de los próximos meses?

Nosotros para este año 2008 tenemos planteadas varias iniciativas y dentro de ellas está cubrir el tema de las aperturas de cuentas a nivel nacional, lo que es la apertura del expediente de un cliente cuando va a abrir una cuenta en una oficina, queremos cubrir el área de negocios de TDC, hacerle unas mejoras al producto que ya implementamos en octubre del año pasado, que es crédito comercial, a lo largo del desarrollo y de la validación de los procesos detectamos nuevas necesidades, pero para no dilatar más el proyecto decidimos dejarlas como parte de mejoras y las estamos retomando este año como mejoras de ese producto.

¿Por qué viene el nombre Gelecon?

Cada organización cada vez que adquiere un software o un aplicativo por lo general no toma el nombre del proveedor, porque tu necesitas identificarte y manejar una gestión del cambio donde alguien lo asocie con algo, por eso siempre se busca un nombre propio local y en este caso lo llamamos GELECON (gestión electrónica de contenido).

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